4 個提升職場溝通力的方法

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4 個提升職場溝通力的方法

溝通是進入職場後的一門必修課。大家都會說話,但是說話和溝通的差別在哪裡?前者只是單純把事情傳達給對方,後者則是希望達成某種目標和共識。溝通可說是相當重要的一種軟實力,懂得建立良好的溝通,就能減少很多時間的浪費,還能促進良好的職場氛圍。今天 skyscool 就來分享 4 個提升職場溝通力的重要心態。

1.弄清楚溝通的目的

很多人會犯一個毛病,腦袋裡突然有一個想法就直接想要找人說,但往往講出來的東西沒有什麼邏輯,聽的人更是一頭霧水。像我的公司有一個同事,以前跟他合作時他常有一些天馬行空的想法,但總是沒有辦法很系統的表達,聽他講完也不知道重點到底在哪裡。

在你要跟別人溝通之前,一定要在腦海裡先順過一次你要講的內容,首先是這次溝通希望達成的「目的」到底是什麼?換句話說,這次溝通對於雙方有什麼「共同利益」。在溝通的一開始盡可能讓彼此達成一個共識,先講你為什麼想要溝通這件事,對方是否也認同,這樣接下來的對話才會更順利哦~

如果遇到那種比較急性子的同事,比如我剛剛提到的那位,可以請他先把想要講的東西列點下來。那假如今天是要討論比較複雜的東西(比如工程開發),最好是可以把內容圖像化呈現,這個在下一點「構面」會再提到。

 

2.確認構面是否一樣

你是不是也遇過這這個問題,跟一個人溝通的時候好像不在同一個頻道,你講完後對方不認同;對方講完後你也覺得哪裡怪怪的,然後常常繞了一大圈發現兩個人根本是在說同一件事XD。

其實不管是跟家人、朋友、同事之間都難免會遇到這種問題,而最主要的原因就是每個人對於一件事情有不同的理解,本質雖然是同一件事但是表達出來的內容可能也截然不同,這也導致了溝通過程常常雞同鴨講。

在溝通很重要的一個要素就是「構面」,到底什麼是構面呢?其實如果上網找可能找不到什麼相關的文章,這個詞是我們公司老闆常常在講的。簡單來說就是,雙方有沒有從同一個角度去切入問題的核心。

像我本身是一名工程師,我會需要溝通的對象就是公司的 PM。大部分的 PM 會從客戶那邊接到需求再轉給工程師,而客戶本身不了解技術面的東西,所以絕大多數的需求會以市場面為主。如果今天我們用工程的角度去跟客戶溝通,對方通常是不買帳的,因為他們不知道這麼做對他們有什麼利多。所以這時候需要切換立場,用市場面去分析,比較能夠讓雙方有個共識。

再來如果你是屬於 PM 的角色,再跟工程端溝通的時候,首先你要把這個需求的主要目的講清楚,如果今天是比較龐大複雜的功能,通常會需要用使用者情境流程圖來呈現。有一個清楚的流程圖後,工程端也可以比較好去評估開發的方向還有時程。

3.善用專業術語,精準表達

 

在溝通的時候用詞精準是非常重要的,職場上有非常多的專業術語,通常是為了減少溝通需要的時間,像是:OTP、NSFW、LMK 什麼的。就好比台北人會把台北車站簡稱為「北車」,永和豆漿簡稱為「永豆」一樣,外縣市的人聽到可能會霧煞煞。如果沒有建立共通語言,就可能造成溝通上有隔閡,或是會曲解對方的意思。特別是如果今天會很常需要跨部門溝通,最好可以了解不同部門的常用專業術語,這樣在和對方溝通的時候可以很清楚的表達和理解需求。

再來就是如果今天是在跟別人交代要做的事情的時候,盡可能把詳細的完成日期、需要完成的進度到哪裡都確認好,也省下了來回確認的時間。

其實共通語言對於一個公司在發展初期是相當重要的,因為當人數開始在增加,沒有一套有系統的公司語言會造成管理上很大的麻煩,所以這一點也是相當重要啦~

 

4.運用三明治溝通法

前面三點主要在講如何提高溝通效率,最後來講一個跟人際關係比較相關的,那就是該如何減少在溝通中的摩擦,常聽到一句話:「凡事求個圓」。有時候是這樣,人情留一線,日後好相見,得罪他人對自己沒有什麼好處。

那要怎麼減少在溝通的時候得罪對方,這時候可以運用所謂的「三明治溝通法」。所謂的三明治溝通法就是在你要講的內容前後加上「稱讚、肯定」,並把內容包在中間就好像是三明治一樣。這麼做的好處就是讓對方更可以聽得進去你要講的話,設想今天你花很久的時間準備了一份簡報給主管,結果主管拿到第一個反應是:

「你做這什麼簡報,回去重做!」

聽到這句話雖然不敢反駁,心裡肯定幹樵到不行XD

但如果主管換個方式說:

「我覺得這個簡報做得蠻用心的,只是 XXX 再調整一下可能會更好。」

是不是感受就好很多了呢?其實說話真的是一種藝術,善用一些小技巧也可以讓人與人之間的互動更加融洽,反之則可能變成傷人的利刃。

 

總結

溝通除了在職場上,在生活中不管是家人、朋友,也都是一樣的道理。除了以上提到的 4 點以外,還有非常多的學問可以去挖掘,有些企業還會特別砸重本去上卡內基的溝通訓練課程,就知道這件事有多麽重要。網路上有相當多的書籍,在這邊非常推薦一本精準回饋:提升團隊績效,改善溝通的超能力,希望這篇文章能夠幫助到你。

 

推薦書單:

九型人格職場識人術:從認清自己到讀懂他人,讓你溝通更有效、能力受賞識

拒絕職場情緒耗竭:24個高情商溝通技巧,主動回擊主管、同事、下屬的情緒傷害

 

推薦課程:

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參考資料:
https://www.gvm.com.tw/article/71381

https://sharing.tcincubator.com/

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