別再讓會議耽誤工作|主管必懂的高效率開會技巧

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別再讓會議耽誤工作|主管必懂的高效率開會技巧

相信沒有人會喜歡開會,特別是冗長有沒有重點的會議,不僅消磨精神也浪費了很多寶貴時間。有時候一個會議沒討論出結果反而衍生更多議題,變成無止盡的循環。如果你已經在公司擔任主管的身份,那要怎麼提升會議效率是相當重要的。而如果你是一般職員但意識到團隊會議效益不彰,也可以跟主管提出改善的方法,所以話不多說就繼續看下去吧。

 

1. 搞清楚開會目的

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在開會前,首先要釐清這次會議想要達到的目的,是要解決什麼立即的問題,還是要定下一個階段的目標,以及到底這件事「需不需要」用會議解決。畢竟一場會議佔用的不是一個人的時間,10 個人開 1 小時的會等於就說用掉一個公司 10 小時的產能。很多主管會覺得開會可以凝聚團隊向心力,然後也能比較清楚每個人的進度和狀況。但其實有時候無意義的例行會議反而會讓員工感到疲乏,或是想辦法交差了事,這樣其實可能是反效果。

如果只是要宣達某件事情,可以善用公司群組、記事本或是 Email 做通知。強烈建議公司有一套專用的通訊及協作軟體,比如 slack 或是 teams 這種,最好能夠跟社交用的軟體做區別。小編的公司用的就是 Microsoft Teams,這樣好處是不會把私人訊息跟工作訊息搞混,也更能提高工作時的專注度。

 

2. 條列出會議的項目

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很多時候雖然已經知道要討論的大方向,但具體要討論哪些事項沒有很清楚,變成在會議的時候大家想到什麼就提出來,最後不僅沒有解決問題,反而越來越發散。所以在開會前,就應該要條列出這次會議需要討論的項目有哪些,越詳細越好。最後在開會的前一天就把會議的大綱、要討論的細項、哪個項目對應哪個負責人都發給會議的參與者知道,這樣參與者可以預先對接下來的會議準備好對應的資料,以及想要提問的內容。這邊就推薦給大家使用 Notion 這套軟體,在之前的文章有介紹過,可以參考掌握每一個細節|用 Notion 管理工作、生活

比如說,如果今天是一場關於全新的專案啟動前的會議,一般來講專案的 PM 應該是會議的發起人,也是對於這場會議內容最了解的人。切勿在接到客戶的需求後就直接找工程部門開會,應該先把需求過濾過,看哪些是最緊急,哪些不是,然後畫出使用情境和流程圖。首先讓與會者了解整個專案的全貌,再來把專案分短中長多個階段,這樣也可以比較清楚當前最需要完成的有哪些事項,而不會一頭霧水。

 

3. 找到會議的關鍵參與者

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很多時候再開一個重大的會議,討論到某個項目時才發現最了解這個項目或是有能力做決策的人不在現場,導致會議進度無法順利進行下去,也浪費大家的時間。組織會議的人在對會議項目進行盤點時,也要確定這場會議所有跟議題相關的決策者有誰,如果會議當天某些重要的決策者無法到現場,也要請他們先對議題內容進行評估然後附在會議檔案內讓每個參與者可以看到。而如果你本身是重要決策者但無法參與,也要在會議前找一個代理人並把事項交代給他。會議發起人在通知關鍵參加者的時候,也務必要清楚告知會議內容,為什麼他有必要參與以及要準備哪些相關資料。

小編在之前的公司主要是遠端工作,比較重要或緊急的議題才會在辦公室開會,但有時候主管召集了幾個人要討論某一件事項,結果人到了現場看到議程才知道根本跟自己無關,或是很多內容可以用十幾分鐘線上討論就好。如果真的是大型的專案會議,最理想的情況是在確定關鍵決策者都可以到場,所以會議發起人也要事先調查好每個人可以空出的時間。而如果不是跟該會議議題太相關的角色,也沒有必要請他們參與會議,有時候人多嘴雜,出席者太多反而會拉低會議的品質,非關鍵決策者可以在會後再請他們去看會議記錄即可。

 

4. 做足功課,有數據資料較佳

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接下來講的這點不光是針對會議發起人,而是每個參與者都很重要的一點。剛剛在第二點有提過,會議參與者可以事先對各項目對應的負責人提問。如果你看到有人對你所負責的項目提問的話,可以先審視那些問題是否有「開會」討論的必要性。比如說今天只是要問工程師某個功能完成的進度,其實 PM 可以單獨跟工程師確認就好,不需要讓跟這項功能無關的參與者也一起旁聽。當然,如果這個項目會跟很多部門有連結的話,就有拉出來討論的必要。所以說,看到問題如果有疑問的話可以提前就跟提問者做二次確認,這樣可以減少會議中的溝通時間。

再來就是,準備會議用資料的時候,盡量能夠以數據、KPI 等方式呈現。以工程開發的角度來說,最明確的 KPI 比如說有 10 項功能完成了其中幾項,以行銷部門來說,可以列出比如粉絲成長數、貼文觸及數、廣告成效等等數據,以 SEO 部門來說,可以列出關鍵字排行、網站點擊數、不重複瀏覽等等資料。盡量把數據用「圖表」的形式呈現,可以讓與會者一目了然。如果資料不齊全或是太過抽象,就可能還要浪費更多時間去解釋,所以切勿抱著「隨機應變」的態度參加會議。

 

5. 每場會議需要有場控和紀錄

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美國曾經有關於注意力的研究顯示,人的大腦能維持專注力的時間大概落在 10 到 18 分鐘,超過 18 分鐘後專注度就會開始下降。這也就是著名演講機構 TED 每位講者的演講時間落在 18 分鐘以內,這樣可以讓觀眾最大化的吸收演講的資訊。

而開會也是一樣的,太過冗長的會議會導致參與人的集中度下降,達不到最好的效能。所以說,一個能夠掌控會議流程的「場控」是相當重要的。而場控這個角色其實不單單是計時而已,首先他要對會議的內容有一定的了解,在會議進行中也要觀察某個議題是否討論了太長時間,又或者意見太發散已經離題。場空需要維持整個會議的程序,並確保能夠在預定的時間內完成,如果一個議題已經卡太久沒有結論,就要適時設定停損點並往下一個議程進行。

再來除了場控以外,還有另一個角色也相當重要,那就是會議記錄。很多人覺得會議記錄是不需要什麼專業的工作,其實不然,會議記錄並不是打逐字稿,而是要把每個討論項目最後得到什麼有價值的產出,如果該項目討論有遇到卡關的地方就要記錄暫時得到的結論以及還缺少哪些資料或者還要跟誰做確認。一個好的會議記錄即便是為參與會議的人看到也能一目了然,並且如果之後團隊成員對於之前討論出的共識理解有不同也可以翻出會議記錄來釐清。

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