Google 圖表簡報術|5 步驟打造高效溝通的簡報

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Google 圖表簡報術|5 步驟打造高效溝通的簡報

你在做簡報時很愛用圓餅圖?

表格喜歡用粗粗的框線框起來?

覺得做簡報時五顔六色很好看?

覺得數據密密麻麻看起來比較完整又專業?

簡報圖表

如果你有以上症狀,就代表你已經得了做簡報的絕症。

柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克Cole Nussbaumer Knaflic)對你很失望。

 

欸等等,柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克是誰啊?

柯爾・諾瑟鮑姆・娜菲克是 Google 的前任總監,他在位時見過許多很糟糕的簡報,在内心宇宙的强迫症爆發之下,決定寫出這本《GOOGLE必修的圖表簡報術》,勵志消滅全世界所有的爛簡報(她是認真的我説真的)。

圖表簡報術

 

簡報的重點在於「簡」,報表越簡單、越直觀越好。

有些人覺得在簡報裏加些過場動畫或炫麗彩色,會有加分效果,但其實這無助於簡報的呈現,簡報的主角是你的數據、是你的資料,不該是這些邊邊角角。所以,別跟著流行走,刪掉花哨的圖案、圖像和文字,以訊息爲中心、簡潔才是王道。

 

那該如何呈現一份精簡有力的簡報呢?

接下來 5 個步驟,手把手帶你認識簡報到底該長什麽樣子。

 

1. 用資料説故事,用脈絡讓故事被看見。

在進行簡報前,別急著打開 Excel 報表,在打開 Excel 前,先瞭解你要説的故事、你的對象、你的目的,把話説清楚,把脈絡理清楚,讓觀衆馬上有效地進入狀況,并且讓他覺得沒有被浪費時間。

 

首先我們捫心自問這些問題:你的觀衆是誰?你希望他們知道什麽?你希望他們采取什麽行動?你越瞭解你的觀衆是誰,就越有可能溝通成功,你必須為不同的觀衆打造不同的溝通方式。總不可能這位顧客想買車你卻推銷他房地產嘛。

 

換位思考一下,這些觀衆是爲了什麽才聼你説話,這就衍生出你發表簡報的目的了,把目的搞清楚,且在簡報演説中專注於目的,別跑題。解決這些問題之後,接下來就是簡報的呈現了:在呈現簡報的時候,不要只是單調的呈現所有數據,把數據都呈現出來其實沒錯,但是站在觀衆角度,數字太多會造成觀感上的不安,會讓觀衆抓不到重點,導致觀衆分神。

 

所以在簡報中精簡有力的呈現數據就變得非常重要了,讓你的觀衆第一眼就認到重點,不僅觀衆體驗佳,整場簡報還會是有效的。

 

2. 選對有效的視覺元素

視覺元素千萬種,選擇最適合的方法才會達到最有效的效果。但是,簡報的視覺元素越簡單越好。其中幾個技巧是小編覺得推薦的:

 

A. 純文字

如果數據很少的時候,可以考慮直接用文字來表達,例如:

純文字圖表

 

B. 表格的主角是「資料」

做表格的時候千萬不要加粗框線或加入彩色框線,這樣會導致觀衆眼睛在看簡報時首先會被框線吸住,才注意到資料。要記得呈現簡報最重要的是你的數據呈現,所以讓觀衆第一眼就看到資料很重要。

舉例:

資料表格

 

在這三個表格中,大部分人觀察左邊表格最先看到是框線,然後才是數據,但如果觀察右邊的表格,可以發現框線的消失反而讓我們更單刀直入地瞭解整個資料,所以必要時,把不必要的框線剔除掉對簡報來説是個加分項哦!

 

C. 熱區圖

熱區圖

一般表格我們只會看到數據,這時如果針對數據的大小做顔色區隔,例如數據越大,格子顔色更深;數據越小,格子顔色越淺,這樣對觀衆來説可以更直觀的瞭解數據的差別,簡單對數據做些區別就可以讓數據説故事了。

 

D. 線型圖

小編認爲線型圖可以解決大部分爛圖表,平常看簡報小編覺得最讓人摸不着頭緒的簡報圖就是密密麻麻直條圖,而且是超多數據的那種直條圖,一大堆的「建築物」排排站卻不知道每一條直條與隔幾排直條的差別,要額外花心力去解讀,而這時線型圖可以更直觀的解釋這些數據。感受上也比較好受。

線性圖小提示:可以在每個點上加入數字,讓觀衆直接看到確切數據。

 

E. 不要用圓餅圖

大部分人做簡報時很愛用圓餅圖,但是圓餅圖其實無法有效表達數據,尤其是兩個相差不遠的數據擺在同一個圓餅圖,會造成無法直接看出兩個數據之間的大小。

圓餅圖看得出紅色與藍色區塊誰比較大嗎?

圓餅圖我們要套上數據才發現,藍色比紅色還大。

 

圓餅圖不是很好的數據呈現方式,除非你擁有的數據差異都非常大,用圓餅圖可以馬上看出數據之間的差異,否則建議是不要用。

 

F. 不要用立體圖

立體圖看起來是很炫跑沒錯,但是你今天在臺上要呈現的是資料,而不是圖案,立體圖並不會讓你的簡報加分,有時對觀衆來説是種負擔,所以能避免立體圖都盡量避免。

 

3. 拔掉干擾閲讀的雜草

觀衆的耐心是有極限的,與其在簡報中加入一堆文字敘述,不如把冗贅的文字去除,讓觀衆認知負擔少一些,閲讀簡報自然也輕鬆許多。相信你有看過以下文字:

干擾閱讀

作爲正常人,看到這些密密麻麻文字的同意書後,自然反應相信是直接放棄閲讀然後按下同意吧!

 

這種讓人讀不下去的原因來自「認知負荷」太大,以致大腦表示懶得看,許多同意書故意不分段然後這樣密密麻麻的寫,背後的目的就是爲了讓你直接簽下同意書,然後就默默中了他們的計哦!

 

爲了減少認知負荷,在做簡報時要設法讓觀衆可以不加思索就明白你的簡報,如果不能讓觀衆一眼就看懂你的簡報,至少也要將認知負荷降至合理能讓你傳遞訊息的範圍。

 

4. 把觀眾的注意力吸過來

我們可以利用顔色、大小、粗細等設計元素,讓觀衆將注意力集中到你想要的地方,聼你想講的話。像前面舉的熱區圖的例子,就是利用顔色來吸引觀衆注意力的其中一個方法。

熱區圖

在這張圖中,很明顯觀察到顔色最深的區塊的百分比最大 (58%),顔色最淺的區塊百分比最小 (11%)。

 

前注意是視覺設計非常重要的工具,前注意的處理程序就是你腦中快速處理訊號集合的過程,而這些可以被快速處理的訊號可以讓你不用想也知道「這是什麼感覺」。它可以是一堆綠蘋果中唯一的紅蘋果;一整段文字唯一有加粗的一個單字;一堆乒乓球唯一的一顆籃球。只要做出衝突感,觀衆自然會把目光投放在那件「異物」上。

 

前注意

 

        前注意能起到兩個非常有用的效果,(1)迅速將觀衆的注意力集中到你想要的地方。(2)打造出資訊的視覺層級。來看看以下例子:

在顧客對車子的設計考量上,顧客給出的前十大意見:

前注意

這張圖看不出這十大設計考量有什麽比較重要的意見。

 

這時我們利用紅色來做出前注意

前注意

前七項表示顧客最想解決的問題,而其中還看不出哪些意見可以被歸爲是同一個汽車零件的效能不足導致的。

 

這時我們再用更深的紅色做出區別:

前注意

這下可以更直觀知道前十大意見中,有三項是由降噪處理系統造成的,那車子的設計團隊就可以根據降噪系統做更好的改善了。

 

       利用前注意來奪取觀衆注意力,讓觀衆一眼抓到重點,就是第 4 步的精髓。

 

5.設計師思維

這時我們把自己想象成一個設計師,設計師想做的事就是將產品設計好,讓顧客(觀衆)買單。設計師要遵守以下幾個原則:

 

A. 强調重點

就是把觀衆的注意力拉過來,其中强調的做法,就是利用前注意

 

B. 移除讓人分心的元素

强調完重點後,接下來要移除令人分心的元素了。這些元素可能是一些佔空間又不會為圖表增加資訊的元素。我們必須判斷哪些資訊是關鍵的,哪些是不必要的。如果遇到不知道該不該刪掉這個元素的情況,可以試問問自己:刪掉這樣東西會引起變動嗎?如果不會,那就盡情刪吧!

 

C. 美的設計比不美的設計重要

針對美的設計,這兩個比較大的策略是很重要的,首先要注意對齊,整理頁面上的所有元素,排列出水平與垂直對齊線,製造和諧一致的感覺。再來可以利用頁面上的空白,別因爲看到簡報上有留白就拼命的加些東西,把整份簡報都塞滿東西會造成觀衆有壓迫感。有時候頁面上的空白對大腦來説是個很棒的休息點。

 

結語:

沒想到看似簡簡單單的一份簡報,背後竟然有那麽大的原理,希望今天這一篇讓大家對簡報製作有基礎的認識。簡報最重要的是「簡」,只要保持簡單清潔、觀感舒服,就是一份不錯的簡報了,讓我們從今天開始,消滅全世界所有的爛簡報吧!

 

參考文獻:

1.《Google 必修的圖表簡報術》

2. 讓圖表更專業的 5 個小技巧

3. Google 必修的圖表簡報術!讓你從「只是出示資料」到「用資料說故事」

4. 設計的科學:讓使用者只需眼睛看、不用大腦想

 

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